Assemblee societarie da remoto: le novità dal Milleproroghe e del ddl competitività

Di Francesca Adami

Notaio in Torino

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Pubblicato il 08/03/2024

Il Decreto Milleproroghe (D.L. 215/2023, convertito con la Legge 23 febbraio 2024, n. 18) prima ed il ddl capitali (disegno di legge approvato definitivamente dal Parlamento e in attesa di pubblicazione) poi hanno conferito reviviscenza alle norme emergenziali dettate dall'articolo 106 del Decreto Cura Italia (D.L. 18/2020) in materia di intervento in assemblea ed espressione del voto mediante mezzi di telecomunicazione, norme la cui vigenza era definitivamente cessata il 31 luglio 2022.

L'articolo 106 del Decreto Legge 17 marzo 2020 n. 18 (Cura Italia), convertito in Legge 24 aprile 2020 n. 27, durante l'emergenza pandemica, per consentire maggiore flessibilità nello svolgimento delle assemblee e venire incontro alle mutate esigenze sociali, aveva statuito quanto segue: “Con l'avviso di convocazione delle assemblee ordinarie e straordinarie le società per azioni, le società in accomandita per azioni, le società a responsabilità limitata, le società cooperative e le mutue assicuratrici possono prevedere, anche in deroga alle diverse disposizioni statutarie, l'espressione del voto in via elettronica o per corrispondenza e l'intervento all'assemblea mediante mezzi di telecomunicazione; le predette società possono altresì prevedere che l'assemblea si svolga, anche esclusivamente, mediante mezzi di telecomunicazione che garantiscano l'identificazione dei partecipanti e l'esercizio del diritto di voto, ai sensi e per gli effetti di cui agli articoli 2370, quarto comma, 2479-bis, quarto comma, e 2538, sesto comma, del codice civile, senza in ogni caso la necessità che si trovino nel medesimo luogo, ove previsti, il presidente, il segretario o il notaio”.

Le novità introdotte dalla normativa emergenziale erano quindi le seguenti:

- la possibilità per gli aventi diritto, prevista per tutte le società di capitali, le cooperative e le mutue assicuratrici, di intervenire ed esprimere il voto in assemblea con mezzi di telecomunicazione, anche in deroga o in assenza di previsioni statutarie in merito, purché ciò sia previsto nell'avviso di convocazione;

- la possibilità che l'assemblea si svolga in via esclusiva mediante mezzi di telecomunicazione, quindi senza previsione della possibilità di intervento fisico dell'avente diritto nel luogo di suo svolgimento;

- la non necessaria compresenza nel luogo di convocazione del presidente, del segretario o del notaio.

Il 31 luglio 2022 il termine di vigenza di tale normativa era definitivamente spirato e si era pertanto posto il problema di stabilire se le regole di cui sopra, dettate in un momento di emergenza, potessero ancora ritenersi applicabili.

La dottrina notarile ed in particolare le massime del Consiglio Notarile di Milano e del Triveneto si erano espresse sul punto in modo assolutamente favorevole, affermando in particolare che l'eccezionalità riguardava la possibilità di convocare assemblee senza indicare il luogo fisico di convocazione, prevedendo esclusivamente l'intervento mediante mezzi di telecomunicazione, anche in mancanza di apposita clausola statutaria, mentre gli altri precetti contenuti nel citato articolo 106 non rappresentavano una deroga al regime legale, ma avrebbero soltanto confermato corrispondenti regole già presenti nella disciplina generale delle società di capitali, anche se non esplicitate.

La massima H.B.39 del Triveneto afferma sul punto che nelle società per azioni “chiuse” è possibile l'intervento in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione, anche in assenza di una specifica previsione statutaria, purché siano rispettati i principi del metodo collegiale e sia sempre e comunque consentito il diritto di intervenire fisicamente in assemblea, escludendo quindi la necessità di un'espressa previsione sul punto nello statuto.

Alcuni autori evidenziavano in particolare che nelle assemblee totalitarie dovrebbe essere sempre possibile lo svolgimento delle riunioni con mezzi di telecomunicazione, anche in assenza di previsione statutaria: non avrebbe infatti senso, da un lato, consentire in linea generale all'assemblea totalitaria di derogare una tantum allo statuto, cosa dai più ammessa, e dall'altro imporre la preventiva introduzione di una clausola statutaria su questo specifico punto.

La massima 187 del Consiglio Notarile di Milano afferma ancora che l'intervento in assemblea con mezzi di telecomunicazione può riguardare anche tutti i partecipanti, ivi compreso il presidente, e che nel luogo indicato nell'avviso di convocazione devono trovarsi soltanto il segretario o il notaio. Non occorrerebbe insomma la compresenza di presidente, segretario o notaio, ma ciò che conta è che il presidente, pur intervenendo da distanza, possa svolgere i suoi compiti di accertamento dell'identità degli intervenuti e di regolamentazione dei lavori assembleari.

La presenza del notaio o del segretario nel luogo fisico di convocazione sarebbe invece necessaria per consentire la verbalizzazione dell'assemblea: il soggetto verbalizzante non deve solo dare atto delle presenze, ma anche di quanto accade nel luogo di svolgimento dell'assemblea, nel quale quindi deve essere presente. La massima stabilisce ancora che, in caso di assemblea totalitaria, è possibile che manchi proprio un luogo fisico della riunione: in assenza di una formale convocazione in un luogo predeterminato, infatti, tutti gli intervenuti acconsentono di fatto all'uso dei mezzi di telecomunicazione ritenuti idonei da chi presiede la riunione. In questa ipotesi, naturalmente, il notaio rogante dovrà trovarsi in un luogo all'interno del proprio ambito territoriale ai sensi della legge notarile e assisterà alla riunione, come tutti gli altri partecipanti, mediante il mezzo di telecomunicazione prescelto, dando atto dell'intero procedimento decisionale sulla base di quanto percepito tramite lo stesso.

Ciò che conta, in definitiva, è che il notaio o il segretario collegati da remoto possano seguire l'assemblea per poterne redigere il relativo verbale.

La massima 200 del Consiglio Notarile di Milano si spinge ancora oltre e ammette che, quantomeno in presenza di una clausola statutaria che consenta genericamente l'intervento in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione, l'avviso di convocazione possa stabilire che l'assemblea si tenga esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione, senza quindi indicare un luogo fisico di svolgimento della riunione. Il luogo della riunione sarà virtuale è sarà la piattaforma informatica prescelta per l'intervento in assemblea.

La materia in esame è stata molto discussa dalla fine del periodo emergenziale ad oggi e le esigenze manifestatesi nel cessato periodo pandemico di ricorrere pienamente ai mezzi di telecomunicazione sono rimaste immutate. Appare ormai antistorico non poter ricorrere alle tecnologie moderne a disposizione per lo svolgimento delle assemblee societarie.

In questo contesto sono intervenuti due diversi provvedimenti legislativi.

Il primo è il D.L. 30 dicembre 2023, n. 215 (Decreto Legge Milleproroghe), recante disposizioni urgenti in materia di termini normativi, convertito in Legge 23 febbraio 2024, n. 18 (pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale n. 49 del 28 febbraio 2024 ed entrata in vigore il 29 febbraio 2024), che all'articolo 3 comma 12 duodecies statuisce che il termine di cui all'articolo 106, comma 7, del Decreto Legge 18/2020, in materia di svolgimento delle assemblee di società e di enti, è differito al 30 aprile 2024. A partire dal 29 febbraio 2024 e sino al 30 aprile 2024 è nuovamente efficace la disciplina dettata dal citato art. 106.

Il secondo provvedimento normativo in materia è il Disegno di legge A.S. 674-B (Ddl capitali), approvato dal Senato il 27 febbraio 2024, che all'articolo 11, comma 2, stabilisce che il termine di cui al più volte citato art. 106 è differito al 31 dicembre 2024.

Si è quindi riaperto il termine per usufruire delle disposizioni agevolative di cui sopra, che troveranno applicazione nelle assemblee che si terranno nel corso dell'anno 2024, indipendentemente dalla data di convocazione.

Il Ddl capitali consente alle sole società quotate di rendere stabile e a regime la normativa agevolativa, con l'inserimento negli statuti di una clausola apposita che consente di svolgere le assemblee imponendo ai soci di potervi partecipare esclusivamente tramite il rilascio di una delega al rappresentante designato. Le assemblee delle società quotate si potranno quindi di regola svolgere senza la presenza dei soci, né fisica, né con mezzi di telecomunicazione.

La normativa in commento resta invece transitoria per le altre società, che potranno continuare a regolamentare l'intervento in assemblea in modo restrittivo nello statuto, prevedendo ad esempio espressamente che presidente e notaio debbano trovarsi nello stesso luogo fisico, o precludendo la possibilità di riunioni esclusivamente virtuali.

Quello che è certo è che, pur essendo terminato il periodo emergenziale e pur continuando la disciplina ad essere meramente transitoria per le società non quotate e per gli altri enti, quali associazioni e fondazioni, le esigenze dei tempi sono ormai mutate.

La disciplina, nella sua formulazione originaria del Codice Civile del 1942, che prevedeva l'intervento e l'espressione del voto nelle assemblee delle società di capitali rigorosamente di persona, in presenza, con partecipazione collegiale mediante la presenza fisica di più persone nello stesso luogo, è ormai storia. Una prima evoluzione si era avuta con il D.Lgs. 27 gennaio 2010, n. 27, che era già a suo tempo intervenuto a modificare l'articolo 2370 del Codice Civile, in materia di S.p.A., ritenuto applicabile anche alle S.r.l., stabilendo che lo statuto può consentire l'intervento all'assemblea mediante mezzi di telecomunicazione ovvero l'espressione del voto per corrispondenza o in via elettronica.